Généralités

Comment fonctionne FarmX?

L’application fonctionne uniquement avec une connexion internet. L’application est disponible dans Appstore et Playstore ainsi que sur les navigateurs internet récents de Firefox, Chrome, Edge et Safari. FarmX ne fonctionne pas avec Internet Explorer. FarmX met uniquement les utilisateurs en relation. Les utilisateurs sont responsables des données qu’ils publient sur la plateforme.

Les rôles pour les utilisateurs de FarmX

Utilisateur : toute personne disposant d’un login FarmX.

Prestataire : personne disposant de tous les droits pour mettre un équipement ou un service en location (en principe, il s’agit du propriétaire). Pour mettre une machine ou un service en location, un abonnement est nécessaire.

Client/locataire : utilisateur louant les équipements ou les services d’un prestataire.

Collaborateur : personne autorisée par un client/locataire/locataire à procéder à des réservations et à saisir des données d’utilisation pour le compte de ce client/locataire.

Membre : personne habilitée à consulter les annonces d’un prestataire et à réserver ses machines ou ses services si leur mise à disposition est limitée aux membres.

Responsable de machine : personne habilitée à gérer le planning ainsi que les données des machines concernées pour le compte du prestataire.

Administrateur : personne responsable du fonctionnement de la plateforme.

Enregistrement

Comment s'enregistrer?

Pour disposer d’un compte utilisateur, inscrivez-vous sur FarmX en indiquant vos coordonnées, votre email, votre mot de passe et en saisissant votre n° de portable, à titre de vérification. Lorsque vous vous connectez pour la première fois, vous devrez saisir le code SMS servant à vérifier votre identité et accepter les conditions générales.

Est-ce que FarmX est payant?

L’ensemble des fonctionnalités sont gratuites jusqu’au 30 juin 2019 pour vous permettre de tester et de vous convaincre de FarmX.

Ne payez que pour vos machines effectivement louées

Pas d’abonnement! Un montant forfaitaire annuel par machine sera perçu en fin d’année, sur facture, auprès du prestataire pour chaque machine effectivement louée sur la période de référence.

Les annonces pour les machines qui ne peuvent être louées que par téléphone seront facturées par FarmX comme si elles avaient été louées au moins une fois.

Du 1.07.2019 au 30.11.2019, le montant forfaitaire de base sera de 20 fr. par machine effectivement louée. Pour les périodes suivantes, du 1.12.2019 au 30.11.2020 (et ainsi de suite), chaque machine effectivement louée sera facturée 40 fr.

Un rabais sera accordé sur le montant forfaitaire, en fonction du nombre de machines effectivement louées. Dès 5 machines, le % de rabais correspondra au nombre de machines effectivement louées. Le plafond est fixé à maximum 50% de rabais

Comment résilier mon compte ?

Un utilisateur peut demander la résiliation de son compte FarmX par e-mail, pour autant que toutes les réservations soient closes et que toutes les factures soient payées.

Paramètres et données

Comment sont traitées les données?

L’hébergement des données est sécurisé. Les données sont strictement utilisées pour la plateforme et ne sont pas transmises à des tiers sauf accord express de l’utilisateur. Les données personnelles du titulaire sont traitées de manière confidentielle entre les partenaires de la plateforme « FarmX ». Elles sont utilisées uniquement pour le traitement et la gestion des annonces.

A quoi servent les cookies?

Les cookies sont utilisées pour

vous permettre de vous connecter automatiquement,
vous permettre de recevoir des notifications push,
gérer la politique des cookies,
effectuer des statistiques sur matomo.org.

Que régler dans mes paramètres de compte?

Sous l’onglet paramètres, vous pouvez changer votre mot de passe, modifier votre adresse, changer la langue du site et même insérer votre logo qui sera repris sur les factures que vous générerez. D’autres paramètres sont présents, à savoir votre n° IBAN pour indiquer sur quel compte vos factures doivent être réglées par vos clients/locataires, la possibilité de rendre votre liste de membres publique ou encore la transmission des notifications sur votre email ou via Push. Après avoir modifié vos paramètres, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton enregistrer au fond de la page.

Dois-je modifier mon mot de passe?

Lors de la première connexion, le mot de passe doit être modifié. Les critères du mot de passe apparaissent dans la rubrique « Changer le mot de passe ». En vous connectant, vous avez la possibilité de cocher « se souvenir de mon mot de passe ». Vous n’aurez ainsi pas à le resaisir les fois suivantes.

Comment gérer mes notifications?

Les notifications sont visibles sur l’application dans la cloche se trouvant en haut à droite de l’écran. Elles peuvent en parallèle vous parvenir par courriel (Paramètres-> cocher « Notifications par e-mail ». Les notifications par email sont configurées de base) ou par message Push via les applications Android et Apple (Paramètres-> cocher « Notifications Push (Smartphone).

Pourquoi indiquer mon IBAN?

En cas de mise en location de vos machines, votre IBAN apparaîtra sur les factures que vous aurez générées puis envoyées. Le client/locataire saura alors exactement où verser la somme qui vous est due.

Pourquoi rendre ma liste des membres publique?

Cette fonction (si activée) permet à d’autres utilisateurs de voir et si besoin d’ajouter votre liste des membres à la leur. La liste de membres permet de limiter la visibilité et l’accès de certaines annonces à ces membres-là.

Prendre en location

Comment prendre une machine en location?

Sous l’onglet « louer », cliquez sur « réserver un machine ». Cliquez selon votre choix sur « communauté de machines », « favoris », « recherche avancée » ou « mes machines » pour affiner votre recherche. Sélectionner la machine souhaitée en cliquant sur « réserver la machine ». S’ouvre alors la fenêtre avec le planning. Sélectionnez les jours désirés en fonction des disponibilités ainsi que l’heure de début et de fin de réservation. Vérifiez si votre réservation est correcte et confirmez-la.

Comment rechercher un type de machine disponible?

Sous l’onglet « louer », cliquez sur « réserver un machine ». Cliquez selon votre choix sur « recherche avancée ». Sélectionnez la catégorie désirée, la période voulue ainsi que le rayon de recherche (par rapport à votre localité). Une sélection des machines disponibles selon les critères précités vous est alors proposée. Ensuite pour la réservation, la procédure ordinaire s’applique.

Quels sont les statuts de mes réservations?

En attente: vos réservations en attentes pour les heures et jours à venir. Celles-ci peuvent être résiliées. Attention aux frais d’annulation possibles hors délai de résiliation sans frais (voir les conditions d’annulation propres à chaque annonce).

En cours: votre période de réservation est en cours actuellement. La réservation peut être prolongée si la machine est libre après votre réservation initiale.

Ouvertes: réservations portant sur une période écoulée et dont les données d’utilisation sont à saisir.

Clôturées: la réservation est terminée et close avec la saisie des unités d’utilisation.

Dois-je réserver toutes les machines que je vais utiliser?

En tant que locataire, membre ou collaborateur, vous devez réserver toutes les machines que vous comptez utiliser. Il en va de la validité du planning affiché. Seule une réservation permet ensuite de saisir les données d’utilisation. En tant que propriétaire ou responsable, il est nécessaire de réserver ou de bloquer les périodes durant lesquelles vous utiliserez une machine surtout si certains utilisateurs peuvent réserver directement.

Est-ce qu'une réservation résiliée engendre des frais pour le locataire?

En publiant une machine sur la plateforme, le prestataire peut définir les modalités d’annulation sans frais. Passé ce délai, l’annulation d’une réservation déclenche la facturation du tarif minimum indiqué lors de la réservation. Le prestataire est libre de renoncer au tarif minimum en cas de résiliation lors de l’édition de la facture en question. Cela, par exemple dans le cas d’empêchements pour des raisons météorologiques ou d’autres motifs jugés acceptables par le prestataire.

Puis-je avoir un accès rapide aux machines que je loue régulièrement?

Sur l’annonce de la machine souhaitée en « favoris », il suffit simplement de cliquer sur l’étoile en haut à droite de la photo. La machine apparaîtra alors dans la rubrique « favoris » lorsque je souhaite réserver une machine.

Puis-je restituer la machine plus tôt?

Oui, dès que vous avez terminé votre travail! Au moment où vous restituez la machine et où vous clôturez la réservation, la machine est affichée comme disponible sur la plateforme. Si un autre utilisateur a réservé la machine dans les 6 heures qui suivent la fin de la réservation, il sera averti par le biais d’une notification et pourra avancer sa réservation s’il le souhaite.

Je ne peux pas restituer le véhicule à temps. Que dois-je faire?

Si la machine est disponible dans le planning, vous pouvez simplement prolonger la réservation en cliquant sur le bouton +60 min. Si la machine est réservée directement après et que l’on ne peut pas la restituer à temps, prendre contact avec le locataire suivant ou sinon avec le prestataire.

Est-ce qu'un tiers peut utiliser la machine que j'ai loué ?

Le client/locataire est seul à répondre face au prestataire même si un tiers utilise la machine louée.

Que se passe-t-il si la machine que j'ai réservé n'est pas à l'emplacement indiqué ?

Prendre contact avec l’utilisateur précédent (contact visible dans le planning) ou sinon avec le prestataire.

Saisie des données d’utilisation

Pourquoi clôturer une réservation?

La clôture d’une réservation permet de saisir les données d’utilisation (compteur de départ s’il n’a pas été saisi au début de la réservation et compteur de fin, ou à défaut de compteur, simplement les unités effectuées). Une réservation qui n’est pas clôturée (ouverte) ne peut pas être facturée. De plus, la machine réapparait disponible sur le calendrier des réservations si la réservation est clôturée avant la fin de la période de réservation. Si une réservation est prévue dans les 6 prochaines heures suivant la fin anticipée, le prochain utilisateur en est automatiquement informé.

Quelles données d'utilisation saisir?

Si la machine dispose d’un compteur, FarmX vous indique comme compteur initial le compteur de fin de la réservation précédente. Vérifiez le chiffre et corrigez-le s’il diffère (ce qui peut parfois être le cas si une utilisation n’a pas été saisie entre deux). Nous vous conseillons de saisir le compteur initial lorsque vous prenez la machine. En la ramenant, indiquez le compteur final et clôturez la réservation. En adoptant cette systématique, vos réservations seront constamment à jour. En l’absence de compteur, saisissez les unités totales effectuées pour la réservation en question. Pour les machines que vous prenez en location, vous pouvez aussi ajouter des remarques pour le prestataire lors de la clôture de la réservation.

Puis-je indiquer une remarque au prestataire?

Oui, il suffit de saisir votre texte pour faire part de votre remarque après avoir saisi les données d’utilisation. Votre remarque peut également concerner une avance de frais que vous avez eue et dont le prestataire peut tenir compte en éditant plus tard la facture. Une notification est envoyée au prestataire lorsqu’une remarque lui est adressée.

J'ai utilisé le matériel pour d'autres collègues. Puis-je répartir les unités effectuées?

Fonction en cours de développement.

Réservations

Quelles réservations sont visibles dans cette rubrique?

Les réservations ouvertes et les réservations clôturées durant la période indiquée (standard: 3 mois).

Mettre en location

Comment saisir une annonce et que faire figurez comme indications?

Sous l’onglet « mettre en location », sous « mes machines », cliquez sur « mettre en location des machines ». Cliquez sur télécharger une photo pour ajouter une ou plusieurs images de la machine concernée. Compléter les indications (titre, descriptif, catégorie, tarifs membres et non-membres, unités de facturation, limitation de la publication uniquement à vos membres, montant de facturation minimal, localisation si différente de votre exploitation). Vous pouvez déléguer la gestion des réservations à un responsable et ajouter des instructions pour l’utilisation (lien hypertexte possible vers un mode d’emploi ou votre site web). Vous pouvez indiquer si la machine dispose d’une couverture d’assurance ainsi que limiter le rayon de location pour conserver votre machine dans un périmètre plus ou moins proche.

Qui peut louer mes machines?

Les machines sont visibles pour chaque utilisateur connecté de la plateforme. Dans les paramètres de chaque machine, il est possible de limiter la visibilité uniquement à ses membres. Dans ce cas, la machine en question n’est pas visible ni louable au-delà du cercle de membres défini.

Puis-je proposer des machines en combinaison?

Oui mais uniquement ses propres machines. Deux possibilités se présentent: soit on propose la location d’une combinaison de machines via une seule annonce, soit on insère une annonce pour chaque machine si elles peuvent être amenées à être louées séparément (par exemple herse, semoir et tracteur). Une fois les annonces saisies, il suffit de se rendre sur les paramètres de chaque machine à combiner. Sous « afficher plus d’options », aller sous « combiner cette machine » et ajouter la machine en combinaison. Lors de réservation de l’une ou de l’autre machine combinée, le système vous demandera si vous souhaitez également louer l’équipement combiné et vérifiera les disponibilités en consultant chaque planning des machines concernées.

Est-ce que je peux désactiver ma machine?

Oui, le prestataire ou le responsable peut désactiver une machine (invisible sur la plateforme) ou alors la bloquer (dans ce cas visible sur la plateforme mais indisponible pour un certain temps). Pour les réservations pendantes, le prestataire doit en informer les locataires.

A quoi correspond l'onglet demande de réservation?

Le prestataire qui exige une confirmation de réservation reçoit une notification. Il peut consulter les demandes de réservation en suspens dans l’onglet « demandes de réservation ». Il peut alors confirmer, refuser ou proposer une autre plage que celle souhaitée, comme par exemple lorsque plusieurs demandes interviennent pour la même période.

Les réservations doivent-elles toujours être confirmées par le prestataire?

A l’exception des membres pour qui la réservation est directement confirmée, la réservation doit être validée ou refusée dans un délai de 24 heures par le prestataire. Sans action de la part de ce dernier, la réservation est automatiquement validée après 24 heures. En décochant la case ad hoc dans les paramètres de la machine, il est possible de configuer la réservation instantanée, sans besoin de confirmation par le prestataire. A noter que le prestataire, respectivement le responsable de la machine, reçoit une notification en cas de demande de réservation ou de confirmation automatique de réservation.

Combien de temps ai-je pour confirmer une réservation?

Si les réservations doivent être confirmées (paramétrage de chaque machine), la réservation doit être validée ou refusée dans les 24 h qui suivent la demande de réservation, après quoi la réservation est automatiquement confirmée.

Comment procéder pour louer à un non-utilisateur de FarmX?

D’abord, encouragez-le à adhérer à FarmX qui n’est pas payant pour les simples locataires! Il est possible que l’utilisateur désigne quelqu’un pour procéder à ses réservations (délégation comme collaborateur au gérant de la CUMA par exemple qui saisira les réservations et ajoutera les données d’utilisation). Ou sinon, bloquez la période concernée dans le planning de la machine. Mais dans ce cas les décomptes devront se faire manuellement.

Responsable machines

Quelles sont les fonctions d'un responsable?

Le prestataire peut choisir un responsable pour une ou plusieurs de ses machines. Le responsable peut notamment modifier la machine sur la plateforme ou la désactiver et en gérer le planning et les demandes de réservation. Les notifications propres à la machine concernées sont alors uniquement adressées au responsable et non plus au prestataire. Le responsable ne peut ni supprimer l’annonce ni générer des factures pour l’utilisation de cette machine.

Conflits de compteurs

Pourquoi des conflits apparaissent-ils?

Si des unités compteur se chevauchent ou manquent entre deux utilisations saisies (saisie manquante, nettoyage, entretien), des conflits apparaissent sur le compte du prestataire (pour autant que la machine dispose d’un compteur). Le prestataire, resp. le responsable de la machine pourra ensuite les modifier ou accepter les différences.

Mon team

Pourquoi désigner des membres?

En désignant mes membres, ces derniers bénéficient du tarif membres (fonction utile pour les CUMA ou pour des tarifs préférentiels entre voisins ou collègues). Pour désigner un membre, ajouter la personne voulue en recherchant au moyen de son prénom, son nom (complet), son NPA ou sa localité. Toute personne à ajouter doit être inscrite à la plateforme.

Pourquoi désigner des collaborateurs?

Vos collaborateurs ont accès à votre compte uniquement pour saisir des réservations et saisir les données d’utilisation pour clore les réservations. Ils peuvent donc uniquement accéder à la rubrique « Louer » de votre compte et réserver des machines à votre nom. Si un utilisateur ne possède par exemple pas de smartphone et souhaite mandater quelqu’un d’autre pour gérer ses réservations (responsable de machine), il peut dans ce cas le désigner comme collaborateur.

Comment saisir pour le compte d'un autre utilisateur?

Une fois qu’un utilisateur vous a assigné comme collaborateur, il vous est possible de saisir des réservations à son nom et de saisir les données d’utilisation. Pour changer d’utilisateur, cliquez sur le nom d’utilisateur. Le nom indiqué en haut à droite de l’écran est celui pour lequel vous êtes connecté.

Factures entrantes

Qui m'envoie des factures?

Le prestataire à qui vous avez pris des machines en location vous envoie une facture par courriel automatique ou aussi par poste. La facture, consultable sous « factures entrantes », est générée automatiquement sur la base des données saisies et après validation par le prestataire. La facture de l’abonnement FarmX (cas échéant) vous est également envoyée dans cet onglet.

Quelles sont les conditions de paiement?

Les paiements sont exigibles par le prestataire à son client/locataire/locataire dans le délai mentionné dans l’annonce au moment de la réservation. Le prestataire fixe lui-même le délai de paiement, valable dès édition de la facture. La plateforme n’intervient pas dans le trafic des paiements et ne répond pas en cas d’insolvabilité du client/locataire.

Décomptes

Quand puis-je créer un décompte?

Seuls les mois terminés peuvent être facturés. Pour générer les factures pour la période voulue, toutes les réservations doivent être clôturées et les conflits de compteur doivent être résolus.

Puis-je ajouter ou enlever des montants aux factures?

Oui, en visualisant le brouillon de la facture, le prestataire peut ajouter des frais (comme pour le nettoyage de la machine) en mettant le montant en valeur positive (+). En ajoutant des valeurs négatives (-), il peut aussi soustraire des montants pour des frais avancés par le client/locataire (plein du véhicule, changement pièce) ou pour renoncer à des frais d’annulation.

Que signifie la notion de "brouillon" pour les décomptes et les factures simples?

Les brouillons des décomptes et des factures simples peuvent encore être modifiés. Une fois que le brouillon est confirmé, le client/locataire reçoit la facture par courriel. Celle-ci est alors définitive et ne peut plus être modifiée.

Que représentent les décomptes terminés?

Dans la rubrique « Décomptes terminés » vous pouvez consulter les factures générées, regroupée par période de décompte (ex. avril, 1er trimestre ou 1er semestre). Dans chaque période de décompte, les factures sont listées. Il vous est possible d’assurer le suivi des encaissements en cochant la case « Payée? », une fois le versement correspondant reçu sur votre IBAN.

Puis-je simplement établir une facture?

Oui, par exemple pour une utilisation qui n’a pas fait l’objet d’une réservation ou pour facturer une prestation particulière, il est possible d’éditer des factures mais uniquement à l’attention d’autres utilisateurs de la plate-forme.

Prévention des accidents, assurances et protection phytosanitaire

Comment est assurée la machine que je loue?

Le prestataire peut mentionner dans l’annonce si la machine est assurée et de quelle couverture et franchise elle bénéficie. Dans tous les cas, le client/locataire FarmX doit s’assurer de disposer d’une assurance responsabilité civile (RC) véhicules et machines de tiers qui couvre les dommages occasionnés aux véhicules et machines pris en location (couverture spécifique; vérifiez cela avec votre compagnie d’assurance). A défaut, charge à lui d’assumer les dommages subis par le prestataire.

J'ai constaté un dommage. Que dois-je faire?

Si des dommages ou problèmes sont remarqués avant l’utilisation, le prestataire doit immédiatement en être averti. Si le client/locataire ou ses collaborateurs endommagent la machine, le prestataire doit également en être immédiatement informé. Les dommages dus à l’usure normale du matériel sont à charge du prestataire.

Quelles sont mes responsabilités en matière de prévention des accidents?

Les mêmes que si vous ne passez pas par FarmX! En tant que prestataire, il vous appartient de mettre à disposition des équipements conformes à la Loi fédérale sur la sécurité des produits (LSPro RS 930.11) aux exigences essentielles en matière de santé et de sécurité ou, à défaut de telles exigences, correspondre à l’état des connaissances et de la technique. En tant que client/locataire, il vous appartient d’éliminer immédiatement les défauts en matière de sécurité et de protection de la santé. S’il n’est pas en mesure de le faire ou n’y est pas autorisé, il doit en aviser le prestataire sans délai. Ce dernier est tenu de prendre toutes les mesures de sécurité et de protection de la santé requises. En cas de danger pour la vie et la santé, l’utilisateur a le droit et l’obligation d’interrompre le travail et d’informer également les autres personnes pouvant avoir contact avec l’équipement concerné.

Quelles sont mes responsabilités en matière de protection phytosanitaire?

Le locataire doit se conformer aux prescriptions phytosanitaires. Il prend toutes les mesures pour éviter la propagation de maladies, ravageurs et plantes adventices. Il tient compte des prescriptions particulières existant, notamment celles concernant le souchet comestible.